Am Anfang des gesamten Prozesses stand die Tatsache, dass für das bei Neue Wege zur Anwendung kommende Datenmanagementsystem keinerlei Schulungsmöglichkeiten durch den Hersteller bestehen. Hier konnte gemeinsam mit der internen Stabsstelle Projekt- und Risikomanagement erörtert werden, wie sich dieses Problem beheben lässt.
Zunächst wurde dabei anhand einer Umfrage ermittelt, inwiefern von Seiten der Mitarbeiter*innen von Neue Wege ein Bedarf nach Online-Schulungsmöglichkeiten besteht.
Aufgrund der großen Resonanz wurde im ersten Schritt festgestellt, dass die Nachfrage besteht und das Projekt weiterverfolgt werden kann. Dabei war die erste Umfrage speziell auf den Bedarf nach Schulungsmöglichkeiten zum Datenmanagementsystem von ots, also der im
Jobcenter zur Anwendung kommenden e-Akte gerichtet. Ebenso wurde hier bereits evaluiert, ob auch Anleitungs-Tutorials für Kunden von Seiten der Mitarbeiter’innen als sinnvoll und zielführend betrachtet werden.
Das Projekt soll auch weiterhin durch Umfragen begleitet
werden. Diese werden mittels eines Online-Feedback-Tools gestaltet und in Absprache mit der Betriebsleitung an alle Mitarbeiter des Standorts versendet. Die dazugehörigen Zugänge zu professionellen Programmen stellt und finanziert Neue Wege. Digitale Feedback-Tools
werden in verschiedener Hinsicht bei Neue Wege genutzt. U.a. wurde dazu im Juni einen Workshop auf der Fachtagung „Digitale Soziale Arbeitswelt“ des Hessischen Städtetags In Hofheim (Taunus) durchgeführt.
Ziel sind Schulungs-Tutorials für Mitarbeiter’innen sowie bei den Anleitungs-Tutorials für Kund’innen um ein vollvirtuelles Teleteaching mit tutorieller Unterstützung handeln.
Zur Erstellung der ersten Tutorials wurden auf der Grundlage der Umfrage die Schulungsbedarfe tiefer analysiert und die entsprechenden schriftlichen Ausarbeitungen hierzu angefertigt. Die schriftliche Fixierung des entsprechenden Erklärinhalts fungiert als
Textgrundlage für das Einsprechen der Tutorials. Die ersten Arbeitsbereiche hier waren:
Grundaufbau und Funktionsweise von DMS, Arbeiten mit dem elndex, die Bearbeitung von Dokumenten in DMS, der online Postzustellungsauftrag sowie die Beauftragung des Außendienstes über DMS. Weitere Anwendungsmöglichkeiten werden hier aktuell bearbeitet. Weitere Tutorial-Bereiche waren die Erstellung des Rechnungsworkflows sowie die
Funktionsweise unserer Dokumentenplattform NWdigital für Mitarbeiter’innen. Ebenfalls wurden in diesem Rahmen die ersten Tutorials für Kund*innen zu Nutzungsmöglichkeiten von NWdigital erstellt.
Verantwortliche:
Alexander Löffelholz
Kanal:
Zoom 6
Online:
10:00-10:30 Uhr
12:30-13:00 Uhr
15:00-15:30 Uhr
Zugang:
per App
per Webbrowser
Meetingkenncode:
2020